Kommunale Stammdaten zentral verwalten
Der OZG Manager bildet die zentrale Stelle für die Stammdaten einer Gemeinde oder Kommune. Statt identische Angaben in mehreren Formularen und Anwendungen getrennt zu pflegen, werden sie einmal strukturiert erfasst und zentral aktualisiert.
- Erscheinungsbild: Logos, Wappen und weitere kommunale Gestaltungselemente
- Gemeinde- und Kontaktdaten: Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weitere Kontaktinformationen
- Organisation: Ämter, Fachbereiche, Abteilungen und ihre organisatorischen Beziehungen
- Mitarbeitende: zuständige Personen mit ihren Funktionen, Kontaktdaten und organisatorischen Zuordnungen
- Zuständigkeiten: fachliche und organisatorische Verknüpfungen zwischen Leistungen, Organisationseinheiten und Ansprechpersonen
Einmal pflegen, bedarfsgerecht wiederverwenden: Die zentral verwalteten Angaben können in Onlineformularen und weiteren Funktionen automatisch an den vorgesehenen Stellen genutzt werden – zum Beispiel für Absenderdaten, zuständige Kontaktpersonen, Weiterleitungswege oder das kommunale Erscheinungsbild. Ändert sich eine Adresse, Zuständigkeit oder Kontaktinformation, wird die Angabe zentral aktualisiert und steht den angebundenen Funktionen anschließend in der aktuellen Fassung zur Verfügung.
Das reduziert doppelte Datenpflege, vermeidet widersprüchliche Angaben und erleichtert es, neue Formulare und digitale Leistungen mit bereits vorhandenen kommunalen Informationen bereitzustellen.
Funktionen
Der OZG Manager bündelt die wesentlichen Aufgaben für die Bereitstellung und Verwaltung digitaler kommunaler Leistungen in einer gemeinsamen Oberfläche.
Übersicht & Dashboard
Das Dashboard stellt die wichtigsten Nutzungs- und Leistungskennzahlen des digitalen Angebots übersichtlich an einem Ort bereit. Verantwortliche erhalten damit einen schnellen Überblick über die tatsächliche Nutzung, ohne Daten aus einzelnen Formularen oder Anwendungen manuell zusammentragen zu müssen.
- Login-Aktivität: Anzahl der Anmeldungen am aktuellen Tag, innerhalb der letzten sieben und 30 Tage sowie die Gesamtzahl der bisherigen Logins
- Eingereichte Formulare: Gesamtzahl aller digital eingegangenen Formulare auf einen Blick
- Nutzung nach Formular: Vergleich, welche Onlineformulare besonders häufig oder bislang nur selten eingereicht wurden
- Zeitliche Entwicklung: grafische Darstellung der Einreichungen im Zeitverlauf, damit Entwicklungen, Nutzungsspitzen und Veränderungen erkennbar werden
Die Auswertungen schaffen eine belastbare Grundlage für die weitere Planung: Kommunen können stark nachgefragte Leistungen erkennen, wenig genutzte Angebote überprüfen und den Ausbau ihres digitalen Rathauses anhand der tatsächlichen Nutzung priorisieren.
Stammdatenverwaltung
Kommunale Stammdaten, Organisationseinheiten, Mitarbeitende, Funktionen, Kontaktdaten und organisatorische Zuordnungen werden an einer zentralen Stelle gepflegt. So entsteht eine verlässliche und einheitliche Datenbasis für Formulare und weitere digitale Angebote. Änderungen – etwa bei Ansprechpersonen, Zuständigkeiten oder Adressen – müssen nur einmal vorgenommen werden und können anschließend in den angebundenen Funktionen wiederverwendet werden.
Abonnierte Formulare
Alle von der Kommune abonnierten Onlineformulare werden in einer zentralen Liste mit ihrem aktuellen Status dargestellt. Für jedes Formular lassen sich Produktivstatus und Bezahlfunktion nachvollziehen und steuern. Über Vorschau und Konfiguration können Verantwortliche die bereitgestellten Inhalte prüfen und die kommunalen Einstellungen bearbeiten. Weitere formularbezogene Informationen und Werkzeuge sind direkt am jeweiligen Eintrag erreichbar. Freigegebene Änderungen können anschließend gesammelt in das Digitale Rathaus übernommen werden.
Verfügbare Formulare
Der zentrale Formularkatalog zeigt, welche weiteren digitalen Verwaltungsleistungen zur Verfügung stehen. Die Kommune kann das Angebot durchsuchen, geeignete Formulare prüfen und gezielt für den eigenen Bedarf auswählen. Dadurch lässt sich der vorhandene Formularbestand schrittweise erweitern, ohne jede Leistung als separates Entwicklungsprojekt neu beginnen zu müssen.
OZG Arbeitsplatz
Der OZG Arbeitsplatz unterstützt die strukturierte Bearbeitung eingehender digitaler Anträge und Vorgänge. Die zuständigen Mitarbeitenden erhalten einen zentralen Zugang zu den für ihre Aufgaben relevanten Einreichungen und Informationen. Klare Zuständigkeiten und organisatorische Zuordnungen helfen dabei, Vorgänge an die richtige Stelle zu übergeben und im Verwaltungsalltag nachvollziehbar weiterzubearbeiten.
Systemeinstellungen
In den Systemeinstellungen werden die übergreifenden Vorgaben für den Betrieb und die Nutzung des OZG Managers verwaltet. Dazu gehören Benutzerzugänge, Rollen und Berechtigungen ebenso wie weitere systemweite Konfigurationen. Auf diese Weise lässt sich festlegen, welche Personen auf bestimmte Bereiche zugreifen und dort Informationen ansehen, bearbeiten oder administrieren dürfen.
Für die Kommune zählt die Steuerbarkeit
Technische Komplexität soll im Hintergrund bleiben. Für die Kommune zählt, dass digitale Leistungen, Zuständigkeiten, Zugriffsrechte und der aktuelle Betriebsstatus jederzeit nachvollziehbar sind. Der OZG Manager führt diese Informationen in einer zentralen Oberfläche zusammen und macht transparent, welche Angebote verfügbar, abonniert, konfiguriert oder bereits produktiv eingesetzt werden.
Verantwortliche können Änderungen kontrolliert vornehmen, Zuständigkeiten eindeutig zuordnen und den Formularbestand bedarfsgerecht erweitern. Einheitliche Stammdaten und klar geregelte Berechtigungen unterstützen dabei einen verlässlichen Betrieb. So behält die Kommune die fachliche und organisatorische Kontrolle über ihr digitales Angebot, während die technische Komplexität zentral beherrschbar bleibt.